قبل ار تلاش جهت استفاده از اين ابزار (Pert، CPM و Gantt) اطاعات پروژه بايد از طريق معيني جمع آوري شده باشند. لذا لازم است يك توضيح پايه اي و اساسي در مورد قدم هاي ارتباطي ابتدايي كار داده شود.

فرايند طراحي يك پروژه شامل مراحل زير است:

1-مشخص كردن تاريخ شروع پروژه

2-مشخص كردن روز تكميل پروژه

3-انتخاب كردن روش و شيوه هاي اجراي پروژه و طول عمر استفاده از پروژه.

4-مشخص كردن حوزه و ميزان وسعت پروژه در دوره و مرحلة انتخاب شدة روش اجراي پروژه و طول عمر پروژه

5-مشخص كردن با انتخاب روش هايي كه جهت مرور پروژه مورد استفاده قرار مي گيرند.

6-مشخص كردن و از پيش تعيين كردن نقاط عطف يا تاريخ هاي بحراني پروژه كه بايد به آنها پرداخت و رسيدگي كرد.

7-ليست كردن فعاليتها، با دورة پروژه، در رابطه با اينكه هركدام از آنها بايد سر موقع به پايان رسند.

8-برآورده كردن تعداد پرسنل لازم براي به پايان رساندن هر فعاليت

9-برآورد كردن پرسنل آماده به كار جهت به پايان رسانيدن هر فعاليت

10-مشخص كردن سطح مهارت مورد نياز جهت تشكيل دادن هر فعاليت.

11-مشخص كردن وابستگي ها و پيش نيازي هاي هر پروژه.

-كدام فعاليت ها مي توانند بطور موازي و هم زمان انجام شوند؟

-شروع كدام فعاليتها مستلزم تكميل فعاليتهاي ديگر است:

12-نقاط كنترلي و نقاط بازديد و مورد مرور پروژه

13-تشكيل دادن برآورد هزينة اجراي پروژه و تحليل هزينه – منافع.

توسعة طرح يك پروژه مستلزم داشتن دقت بالا و درك جزئيات همة فعاليتهايي است كه شامل مي شودو مقدار زماني كه براي مدت زمان طول انجام هر فعاليت تخمين زده است، وابستگي هاي ميان اين فعاليتها، و توالي زماني كه اين فعاليتها بايد به اجرا درايند به علاوه، آماده بودن منابع بايد مشخص گردد تا هر فعاليت با مجموعه فعاليتها جهت اختصاص به كار گرفته شود.

يك روش مورد استفاده براي توسعه ليست فعاليتها، خلق كردن چيزي است كه به تجزية ساختار كار معروف است.

يك تعريف:

تفكيك ساختار (WBS): يك انحلال و متلاشي كردن سلسله مراتب و يا تجزية يك پروژه يا فعاليت اصلي به مراحل متوالي است كه در آن هر مرحله يك تجزيه كاملتر از قبلي است. در شكل نهايي يك WSB در ساختار و چيدمان بسيار شبيه طرح اصلي است. هر مورد در يك مرحلة خاص از WBS متوالياً شماره گذاري شده است (براي مثال: 10 و 10 و 30 و 40 و 50) هر مورد در مرحلة بعدي در طي شمارة منشاء اصلي خود شماره گذاري شده است. (براي مثال 1/10 و 2/10 و 3/10 و 4/10) WBS ممكن است در شكل يك دياگرام كشيده شود. (چنانچه ابزارهاي خودكار آماده باشند.) يا در يك نمودار شبيه كشيدن يك طرح.

WBS با دو فعاليت رو يهم رفته شروع مي شود كه نمايندة كليت كارهايي هستند كه پروژه را تشكيل مي دهند. اين نام طرح پروژه WBS مي شود. استفاده از روش كار يا طول عمر مسيستم (تحليل، طراحي و اسباب تكميل) بعنوان يك راهنما قدم مي گذارد پروژه به قدم هاي اصلي اش تقسيم شده است. اولين مرحلة پروژه وارد كردن اطلاعات است. مرحلة دوم اصلي تحليلي است كه پيرو طراحي، ترسيم، تست كردن، تكميل و پيگيري دقيق انجام وظايف است. هركدام از اين مراحل بايد به مرحلة بعدي جزئياتش شكسته شوند و هركدام از آنها، بازهم به مراحل كاملتر جزئيات، تا به يك فعاليت قابل مديريت برسد. اولين WBS براي طول عمر پروژه به اين صورت خواهد بود.